Unterlagen eines Verstorbenen: aufbewahren oder wegwerfen?
Dauerhaft aufbewahren sollten Sie Erbschein, Sterbeurkunde, Eigentums- und Grundbuchunterlagen sowie Rentenbescheide; vom Testament behalten Sie nur eine Kopie, das Original gehört unverzüglich zum Nachlassgericht. Für alle übrigen Papiere gelten Faustregeln von 2 bis 10 Jahren, die die Tabelle unten zusammenfasst, eine echte gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft private Erben dagegen nur in wenigen Fällen. Die wichtigste Regel vor der Haushaltsauflösung: erst alle Dokumente sichern und sichten, dann räumen, denn Weggeworfenes ist kaum ersetzbar.
Welche Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden?
Fünf Gruppen von Unterlagen gehören dauerhaft in einen eigenen Nachlass-Ordner und dürfen nie in den Container:
- Erbschein und Testament: Beide weisen die Erbfolge nach und werden bei Banken, Behörden und dem Grundbuchamt immer wieder gebraucht. Ein aufgefundenes Testament müssen Sie unverzüglich im Original beim Nachlassgericht abliefern (§ 2259 BGB), verschlossene Umschläge ungeöffnet; dauerhaft behalten Sie davon nur eine Kopie.
- Sterbeurkunde: Sie ist der Schlüssel zu fast jeder Abwicklung, von der Bank bis zur Versicherung. Besorgen Sie mehrere Exemplare. Geht sie verloren, stellt das Standesamt aus dem Sterberegister noch 30 Jahre lang neue Urkunden aus (§ 5 PStG).
- Eigentums- und Grundbuchunterlagen: Kaufverträge, Grundbuchauszüge, Teilungserklärungen und Baupläne. Für die Umschreibung im Grundbuch verlangt das Grundbuchamt einen förmlichen Erbnachweis (§ 35 GBO), die alten Unterlagen bleiben trotzdem wichtig, etwa für einen späteren Verkauf.
- Rentenbescheide und Versicherungsverläufe: Sie sind die Grundlage für Witwen-, Witwer- und Waisenrente (§§ 46, 48 SGB VI) und für spätere Rückfragen der Rentenversicherung.
- Standesamtliche und notarielle Urkunden: Geburts- und Heiratsurkunden, Eheverträge, Schenkungs- und Übergabeverträge. Sie können Jahrzehnte später noch gebraucht werden, etwa bei Pflichtteils- oder Rentenfragen.
Alle übrigen Papiere dürfen nach Fristen weg, die die folgende Tabelle zusammenfasst. Was insgesamt zum Vermögen des Verstorbenen zählt, erklärt Was gehört zum Nachlass? Das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung: Welche Nachweise Ihr Fall konkret verlangt, sagen Ihnen Nachlassgericht, Notar oder ein Fachanwalt für Erbrecht.
Wie lange sollten Sie welche Unterlagen aufbewahren?
Für die meisten Unterlagen sind 2 bis 10 Jahre eine gute Faustregel. Eine echte gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft private Erben nur in drei Konstellationen: bei geerbten betrieblichen Unterlagen (§ 147 AO), in den Sonderfällen des § 147a AO und bei Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 1 UStG). Alles andere in der Tabelle ist eine Empfehlung zur eigenen Absicherung:
| Unterlagen | Wie lange | Pflicht oder Empfehlung |
|---|---|---|
| Betriebliche Steuerunterlagen (Verstorbener war buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig) | Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, übrige Unterlagen einschließlich Handels- und Geschäftsbriefen 6 Jahre; gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung, der Aufstellung oder des Belegs, nicht ab dem Todestag (§ 147 Abs. 4 AO) | Pflicht (§ 147 Abs. 3 AO); mit der Gesamtrechtsnachfolge (§ 1922 BGB) läuft sie bei Ihnen weiter |
| Private Steuerbescheide und Steuerbelege | mindestens 4 Jahre | Empfehlung wegen der Festsetzungsfrist (§ 169 AO); Pflicht von 6 Jahren bei Überschusseinkünften über 500.000 Euro im Jahr, ab dem Veranlagungszeitraum 2027 über 750.000 Euro (§ 147a Abs. 1 AO), daneben bei beherrschendem Einfluss auf eine Drittstaat-Gesellschaft (§ 147a Abs. 2 AO) |
| Kontoauszüge und Depotabrechnungen | 3 bis 10 Jahre; bei Schenkungen unter Ehegatten ohne feste Obergrenze | Empfehlung: 3 Jahre wegen der Regelverjährung (§ 195 BGB), bis 10 Jahre wegen Erbschaftsteuer und Pflichtteilsergänzung (§ 2325 BGB). Bei Schenkungen an den Ehegatten beginnt diese 10-Jahres-Frist erst mit der Auflösung der Ehe (§ 2325 Abs. 3 Satz 3 BGB), solche Belege bleiben also dauerhaft wichtig |
| Kaufbelege und Rechnungen über gekaufte Sachen | 2 Jahre ab Ablieferung der Sache, 5 Jahre bei Sachen, die entsprechend ihrer üblichen Verwendungsweise für ein Bauwerk verwendet wurden | Empfehlung wegen der Gewährleistung (§ 438 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 2 BGB) |
| Handwerker- und Bauleistungen | 5 Jahre ab Abnahme bei einem Bauwerk und bei Planungs- oder Überwachungsleistungen dafür, sonst 2 Jahre ab Abnahme | Empfehlung wegen der Mängelansprüche (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2, Abs. 2 BGB); Pflicht: bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen auch Privatpersonen die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres der Rechnungsausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG) |
| Versicherungspolicen | bis zur Abwicklung, bei Lebensversicherungen bis zur Auszahlung | Empfehlung |
| Mietunterlagen (Vertrag, Übergabeprotokoll, Kaution) | bis zur Kautionsabrechnung, in der Praxis meist 3 bis 6 Monate nach Übergabe | Empfehlung |
| Arztunterlagen und Abrechnungen | bis offene Behandlungs-, Abrechnungs- und Versicherungsfragen geklärt sind | Empfehlung; die vollständige Patientenakte bewahrt die Praxis ohnehin 10 Jahre auf (§ 630f BGB), Erben können sie zur Wahrung vermögensrechtlicher Interessen einsehen (§ 630g Abs. 3 BGB), soweit dem nicht der ausdrückliche oder mutmaßliche Wille des Verstorbenen entgegensteht |
Drei Hinweise zur Tabelle. Erstens laufen die steuerlichen Pflichtfristen nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa während einer Betriebsprüfung; für die Empfehlungszeilen gilt diese Verlängerung nicht, dort ist es schlicht klug, bei laufendem Streit nichts wegzuwerfen. Zweitens beginnen die 3 Jahre der Regelverjährung erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit haben müssten (§ 199 Abs. 1 BGB). Gerade Erben erfahren von Ansprüchen des Verstorbenen oft erst spät, dann beginnt die Frist entsprechend später; unabhängig von der Kenntnis greifen erst Höchstfristen von 10 beziehungsweise 30 Jahren (§ 199 Abs. 2 bis 4 BGB). Rechnen Sie deshalb im Zweifel großzügig. Drittens ist diese Tabelle eine Einordnung und keine Rechtsberatung: Ob eine Frist in Ihrem Fall wirklich abgelaufen ist, klären Nachlassgericht, Notar, ein Fachanwalt für Erbrecht oder ein Steuerberater.
Gehen Steuer-Aufbewahrungspflichten auf die Erben über?
Ja, wenn der Verstorbene selbst aufbewahrungspflichtig war: Mit der Gesamtrechtsnachfolge (§ 1922 BGB) treten Erben auch in die steuerlichen Verfahrenspflichten des Verstorbenen ein; § 45 AO regelt daneben, dass Forderungen und Schulden aus dem Steuerschuldverhältnis übergehen. Die Aufbewahrungspflicht des § 147 AO läuft deshalb bei Ihnen weiter, soweit der Verstorbene tatsächlich buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig war: 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 2025 verkürzt), 6 Jahre für die übrigen Unterlagen einschließlich Handels- und Geschäftsbriefen (§ 147 Abs. 3 AO). Wer dagegen nur eine Einnahmenüberschussrechnung gemacht hat, etwa viele Freiberufler, führt keine Bücher und stellt weder Eröffnungsbilanz noch Jahresabschluss auf; dort läuft die 10-Jahres-Frist ins Leere und es bleibt bei den 8 und 6 Jahren. Wichtig für Ihre Rechnung: Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), nicht mit dem Todestag. Das Finanzamt kann diese Unterlagen deshalb auch Jahre nach dem Tod noch anfordern, etwa für eine Betriebsprüfung.
Für rein private Unterlagen gibt es dagegen keine allgemeine Aufbewahrungspflicht. Sinnvoll sind sie trotzdem: Die Festsetzungsfrist für Steuern beträgt regelmäßig 4 Jahre (§ 169 AO), so lange kann das Finanzamt Bescheide noch ändern oder Rückfragen stellen. Eine 6-jährige Pflicht bestand schon zu Lebzeiten im Privatbereich vor allem bei Überschusseinkünften über 500.000 Euro im Jahr, ab dem Veranlagungszeitraum 2027 über 750.000 Euro (§ 147a Abs. 1 AO); daneben trifft § 147a Abs. 2 AO Steuerpflichtige mit beherrschendem oder bestimmendem Einfluss auf eine Drittstaat-Gesellschaft. Auch diese Pflichten erben Sie mit.
Eine eigene Pflicht kommt hinzu: Erkennen Sie nachträglich, dass eine Steuererklärung des Verstorbenen unrichtig oder unvollständig war und dadurch Steuern verkürzt werden können oder bereits verkürzt wurden, müssen Sie das unverzüglich anzeigen und richtigstellen. Das Gesetz nennt dafür ausdrücklich den Gesamtrechtsnachfolger (§ 153 Abs. 1 AO). Schon deshalb sollten Sie private Steuerunterlagen nicht zu früh vernichten: Bei Steuerhinterziehung verlängert sich die Festsetzungsfrist auf 10 Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO), so lange bleiben die Belege des Verstorbenen relevant.
Ein Termin drängt unabhängig davon: Anzuzeigen ist der Erwerb beim Erbschaftsteuer-Finanzamt binnen 3 Monaten ab Kenntnis (§ 30 Abs. 1 ErbStG). Liegt ein von einem deutschen Gericht, Notar oder Konsul eröffnetes Testament vor, aus dem Ihr Verhältnis zum Verstorbenen zweifelsfrei hervorgeht, entfällt diese Anzeige. Das gilt aber nicht, wenn zum Erwerb Grundbesitz, Betriebsvermögen, Anteile an Kapitalgesellschaften ohne Anzeigepflicht nach § 33 ErbStG oder Auslandsvermögen gehören; dann müssen Sie trotzdem anzeigen (§ 30 Abs. 3 ErbStG). Kontoauszüge und Depotabrechnungen zum Todestag sind dafür die wichtigsten Belege; warum der Todestag der Stichtag ist, erklärt Was gehört zum Nachlass? Das alles ist eine Einordnung und keine Steuerberatung: Ob und wie lange im Einzelfall Pflichten bestehen, klärt ein Steuerberater, formale Fragen beantwortet das Finanzamt.
Dokumente sichern: was muss vor der Räumung passieren?
Die wichtigste Regel: erst alle Papiere sichern, dann räumen. Was einmal im Container liegt, ist praktisch unwiederbringlich, und mit den Papieren verschwinden Ansprüche, Nachweise und Werte wie Sparbücher. Sichern und Ordnen ist übrigens auch dann erlaubt, wenn Sie noch überlegen, das Erbe auszuschlagen; nur verwerten dürfen Sie dann nichts (mehr dazu unter Erbe ausschlagen). So gehen Sie vor:
Alle Unterlagen einsammeln. Ordner und Schreibtisch sind der Anfang, aber suchen Sie auch Küchenschubladen, Nachttisch, Mäntel, Handtaschen, Keller, Dachboden und Bücher durch. Wichtige Papiere liegen selten dort, wo man sie erwartet.
Testament sofort abliefern. Jedes aufgefundene Testament gehört unverzüglich im Original zum Nachlassgericht (§ 2259 BGB), auch alte oder scheinbar ungültige Fassungen. Wer es zurückhält, riskiert Zwangsgelder und macht sich im Ernstfall wegen Urkundenunterdrückung strafbar (§ 274 StGB). Das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung: Ob ein Schriftstück ein Testament ist, entscheidet das Nachlassgericht, fragen Sie dort oder bei einem Fachanwalt für Erbrecht nach, bevor Sie etwas aussortieren.
In drei Stapel sortieren. Dauerhaft (Urkunden, Erbschein, Eigentum, Rente), Fristen-Ordner (Steuern, Konto, Rechnungen, Policen, Miete) und Alltagspapier. Im Zweifel nie wegwerfen: Sparbücher und Wertpapiere, Fahrzeugbriefe, Vollmachten, Policen, Bausparverträge, unbekannte Schlüssel samt zugehörigen Unterlagen (Stichwort Bankschließfach) und alles, was nach Vertrag oder Urkunde aussieht.
Erst jetzt räumen lassen. Die Reihenfolge dafür steht in der Todesfall-Checkliste, das praktische Vorgehen im Ablauf-Ratgeber. Die Räumung übernimmt im Raum Stuttgart auf Wunsch unser Schwester-Betrieb rümpelfix (gleicher Betreiber wie Nachlassgut, Eigeninteresse offengelegt, vergleichen Sie gern mehrere Angebote); seriöse Betriebe legen gefundene Dokumente ungefragt zur Seite.
Reicht Scannen oder müssen Originale bleiben?
Für private Alltagsunterlagen genügt in der Regel ein Scan: Ob Sie Kontoauszüge, Rechnungen und abgelaufene Verträge digital oder auf Papier vorhalten, ist nach der Verbraucherzentrale für die Aufbewahrungsfristen nicht entscheidend, es kommt auf den Inhalt an. Frei sind Sie also in der Form, nicht in der Frist: Auch für manche private Unterlagen gelten Fristen, und ein Scan verkürzt sie nicht. Dieselbe Quelle empfiehlt, Steuerbescheide mindestens 10 Jahre und am besten dauerhaft zu archivieren und Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufzuheben. Ein sauber benannter Scan-Ordner mit Backup ersetzt damit viele Kartons, solange kein Gesetz das Original verlangt.
Im Original bleiben müssen dagegen:
- Testamente: das Original gehört ohnehin zum Nachlassgericht (§ 2259 BGB)
- Erbschein-Ausfertigung sowie standesamtliche Urkunden wie Sterbe-, Geburts- und Heiratsurkunden
- Notarielle Urkunden und Vollmachten
- Sparbücher, Wertpapiere und Fahrzeugbriefe: sie werden zur Auszahlung oder Ummeldung im Original verlangt
- Betriebliche Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen: sie sind von der rein digitalen Aufbewahrung ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO), die übrigen Geschäftsunterlagen dürfen als Scan aufbewahrt werden
Aussortiertes Papier mit persönlichen Daten gehört geschreddert ins Altpapier. Wie Sie Akten, Papier und ganze Ordner korrekt entsorgen, erklärt richtig-entsorgt.de. Ob in Ihrem Fall ein Original verlangt wird, sagen Ihnen im Zweifel Nachlassgericht, Notar oder Steuerberater.
Häufige Fragen
Wie lange sollte man Kontoauszüge der Eltern aufheben?
Als Faustregel 3 bis 10 Jahre. Eine gesetzliche Pflicht gibt es für private Erben nicht, aber die Auszüge sind das wichtigste Beweismittel: 3 Jahre entsprechen der Regelverjährung für Ansprüche (§ 195 BGB), bis zu 10 Jahre sind sinnvoll wegen der Erbschaftsteuer und weil Schenkungen der letzten 10 Jahre für Pflichtteilsergänzungsansprüche eine Rolle spielen (§ 2325 BGB). Eine wichtige Ausnahme: Bei Schenkungen an den Ehegatten beginnt diese 10-Jahres-Frist erst mit der Auflösung der Ehe (§ 2325 Abs. 3 Satz 3 BGB), solche Belege bleiben also zeitlich unbegrenzt relevant. Sichern Sie vor allem den Auszug zum Todestag, er ist die Grundlage für die Erbschaftsteuer. Platz sparen können Sie per Scan, die Frist läuft dadurch aber unverändert weiter.
Dürfen Steuerunterlagen des Verstorbenen weggeworfen werden?
Nicht sofort: War der Verstorbene selbstständig oder Unternehmer und tatsächlich buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig, laufen seine Fristen von 8 Jahren für Buchungsbelege und 10 Jahren für Bücher und Jahresabschlüsse (§ 147 Abs. 3 AO) bei den Erben weiter, denn mit der Gesamtrechtsnachfolge (§ 1922 BGB) treten Erben auch in die steuerlichen Verfahrenspflichten ein. Gerechnet wird ab dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung oder des Belegs, nicht ab dem Todestag (§ 147 Abs. 4 AO). Rein private Steuerbescheide und Belege sollten mindestens 4 Jahre bleiben, so lange kann das Finanzamt regulär noch festsetzen (§ 169 AO). Das ist eine Einordnung und keine Steuerberatung: Im Zweifel entscheidet ein Steuerberater, was weg darf.
Welche Unterlagen dürfen nach einem Todesfall sofort weg?
Sofort weg darf nur echtes Alltagspapier: Werbung, Kataloge, Zeitungen und Kassenzettel des täglichen Einkaufs. Alles mit Vertrags-, Nachweis- oder Urkundencharakter wird erst gesichtet und dann nach der Fristen-Tabelle entsorgt. Nie wegwerfen sollten Sie Sparbücher, Wertpapiere, Fahrzeugbriefe, Vollmachten, Policen und Urkunden. Ein gefundenes Testament gehört unverzüglich zum Nachlassgericht (§ 2259 BGB).
Muss ein gefundenes Testament im Original abgegeben werden?
Ja, unverzüglich und im Original beim Nachlassgericht, sobald Sie vom Tod wissen (§ 2259 BGB). Das gilt für jedes Schriftstück, das ein Testament sein könnte, auch für alte, durchgestrichene oder scheinbar ungültige Fassungen; die Prüfung ist Sache des Gerichts. Verschlossene Umschläge geben Sie ungeöffnet ab, eine Kopie dürfen Sie behalten. Wer ein Testament zurückhält, riskiert Zwangsmittel und macht sich unter Umständen wegen Urkundenunterdrückung strafbar (§ 274 StGB).
Reicht es, die Unterlagen des Verstorbenen einzuscannen?
Für private Alltagsunterlagen ja: Ob Kontoauszüge, Rechnungen und abgelaufene Verträge digital oder auf Papier vorliegen, ist für die Aufbewahrungsfristen nicht entscheidend, es kommt auf den Inhalt an. Der Scan ersetzt also das Papier, nicht die Frist. Im Original bleiben müssen Urkunden, Testamente, der Erbschein, notarielle Verträge, Vollmachten sowie Sparbücher und Wertpapiere. Bei geerbten Geschäftsunterlagen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen von der rein digitalen Aufbewahrung ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO). Als Backup lohnt Scannen trotzdem immer, falls Papier verloren geht.
Amtliche und geprüfte Quellen (Auswahl): www.gesetze-im-internet.de · www.gesetze-im-internet.de. Stand: August 2026, Angaben ohne Gewähr.
Haushaltsauflösung in Ihrer Stadt
Lokale Ratgeber mit Kosten, Entsorgungswegen und dem zuständigen Nachlassgericht: Stuttgart · Reutlingen · Göppingen · Tübingen · Ludwigsburg.